Cấp quyền rộng giúp triển khai nhanh trong ngắn hạn nhưng tạo ra rủi ro lớn về lâu dài. Nguyên tắc tốt nhất là mỗi người chỉ nhận đủ quyền để hoàn thành công việc.
1. Ba nguyên tắc nền tảng
- Tài sản thuộc tổ chức, không phụ thuộc tài khoản cá nhân.
- Mỗi thành viên dùng tài khoản riêng và bật xác thực hai lớp.
- Quyền được cấp theo nhiệm vụ, có ngày rà soát và người phê duyệt.
2. Thiết kế vai trò theo công việc
Nhóm nội dung cần Page và thư viện nội dung; nhóm quảng cáo cần tài khoản quảng cáo, Pixel hoặc dữ liệu liên quan; tài chính cần theo dõi thanh toán; người quản trị hệ thống cần quyền cấu hình nhưng số lượng phải được giới hạn.
3. Làm việc với agency và đối tác
Ưu tiên cấp quyền đối tác qua cấu trúc Business thay vì thêm tài khoản cá nhân không rõ vai trò. Ghi rõ tài sản, phạm vi, thời hạn và người phụ trách. Không chuyển quyền sở hữu nếu mục tiêu chỉ là vận hành.
Phạm vi quyền, trách nhiệm bảo mật, quy trình xử lý sự cố và thời điểm thu hồi khi chấm dứt hợp tác.
4. Lịch rà soát định kỳ
Hàng tháng kiểm tra thành viên mới, đối tác, quyền quản trị cao và tài sản chưa rõ chủ sở hữu. Hàng quý thực hiện rà soát sâu gồm tài khoản quảng cáo, Page, Pixel, tên miền, ứng dụng và thanh toán.
5. Quy trình khi nhân sự nghỉ việc
- Thu hồi quyền trong ngày làm việc cuối cùng.
- Chuyển tài liệu và dữ liệu cho người tiếp nhận.
- Kiểm tra lại email, công cụ và ứng dụng liên kết.
- Đổi thông tin truy cập dùng chung nếu không thể tránh.
- Ghi nhận hoàn tất bằng biên bản nội bộ.
VP Media hỗ trợ rà soát cấu trúc quyền
Tách rõ con người, đối tác và tài sản doanh nghiệp.